POLITYKA PRYWATNOŚCI

iC systems.ai

Niniejsza polityka prywatności (“Polityka“) zawiera wszystkie informacje niezbędne do przetwarzania danych osobowych użytkowników. Niniejsza Polityka jest zgodna z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z  dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z  przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej zwane „ RODO i zawiera informacje o tym, jakie dane osobowe przetwarzamy, dlaczego i w jaki sposób je przetwarzamy oraz jak długo będziemy je przechowywać. Dotyczy to zarówno naszych klientów, jak i wszystkich innych użytkowników strony internetowej www.icsystems.ai (“Strona internetowa“).
Administratorem danych jesteśmy my, iC systems.ai, s.r.o., numer rejestracyjny spółki: 08623821, z siedzibą pod adresem Klimentská 1216/46, Nové Město, 110 00 Praga 1 Republika Czeska (“my” lub “Administrator“).

Dane kontaktowe

Możesz skontaktować się z nami w dowolnym momencie, korzystając z następujących danych kontaktowych:

• Adres: Rumunská 655/9, Liberec IV – Perštýn, 460 01 Liberec, Republika Czeska
• E-mail: marketing@icsystems.ai
• tel.: +420 601 698 997

Dane osobowe to informacje o użytkowniku, które umożliwiają jego identyfikację. Jako administrator danych decydujemy między innymi o tym, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkownika, w jakich celach i przy użyciu jakich środków.

Jakie dane osobowe przetwarzamy?
Przetwarzamy dane osobowe użytkowników zgodnie z prawem. Dokładamy szczególnej staranności, aby zapewnić przestrzeganie wszelkich zasad przetwarzania danych osobowych. W dalszej części Polityki możesz przeczytać, jakie konkretnie dane osobowe przetwarzamy na Twój temat, w jakim celu i jak długo będziemy to robić.

Przetwarzane dane

• Podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe: przetwarzamy dane osobowe podane przez użytkownika w zamówieniu na podstawie zapytania lub negocjacji. Obejmują one między innymi: imię, nazwisko, datę urodzenia, adres e-mail, numer telefonu, numer PESEL (jeśli jesteś osobą fizyczną), adres/miejsce zamieszkania, szczegóły zamówienia i wszelkie inne dane osobowe podane przez Ciebie podczas składania zamówienia.
• Dane dotyczące fakturowania i płatności: w związku z identyfikacją i  realizacją płatności przetwarzamy w szczególności informacje pojawiające się na fakturach, połączeniach bankowych lub informacje o otrzymanych i  wysłanych płatnościach.
• Informacje pochodzące z naszej wzajemnej komunikacji: w tym przypadku obejmuje to głównie informacje zawarte w naszej wzajemnej komunikacji e-mailowej, zapisy rozmów telefonicznych, informacje zawarte w formularzach kontaktowych, treść naszej komunikacji oraz informacje zawarte w umowach, które zawarliśmy ze sobą.

Cele przetwarzania danych osobowych
Przetwarzamy dane osobowe użytkownika w następujących celach:

• Wykonanie umowy lub negocjacje przed jej zawarciem. W tym celu przetwarzamy dane osobowe w celu świadczenia usług na rzecz użytkownika. Możemy również kontaktować się z użytkownikiem i komunikować się z nim w sprawie zamówienia i umowy oraz jego zapytań, zanim w ogóle zawrzemy z nim umowę.
• To nasz obowiązek. Przetwarzamy również dane użytkowników, ponieważ wymagają tego od nas przepisy prawa. Na przykład, zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości, musimy archiwizować faktury i inne dokumenty, które mogą zawierać dane osobowe użytkowników.
• Nasz uzasadniony interes. Przetwarzamy również dane użytkowników, ponieważ pozwala nam na to nasz prawnie uzasadniony interes. Umożliwia nam to wysyłanie użytkownikowi newsletterów jako naszemu klientowi lub podejmowanie niezbędnych kroków w celu ochrony, obrony lub dochodzenia naszych praw i roszczeń.
• Za zgodą użytkownika. W niektórych przypadkach, na przykład podczas korzystania z  marketingowych plików cookie, użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Użytkownik może wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, na przykład wysyłając wiadomość e-mail. Jednak nawet w przypadku wycofania zgody lub jej wygaśnięcia nie oznacza to, że musimy usunąć wszystkie dane użytkownika, które przetwarzaliśmy na podstawie jego zgody. Możemy kontynuować współpracę z tymi osobami, jeśli pozwala nam na to inny powód prawny. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych przed jej wycofaniem.

Czas trwania przetwarzania danych

• Większość danych osobowych użytkownika będzie przetwarzana przez okres obowiązywania umowy między nami lub przez 3 lata po zakończeniu naszego stosunku umownego.
• Będziemy przetwarzać dane osobowe w kontekście naszego wzajemnego kontaktu do momentu przetworzenia wniosku lub zapytania użytkownika.
• Jak wspomniano powyżej, jeśli użytkownik jest naszym klientem, możemy wysyłać mu biuletyny przez okres 3 lat od zakończenia naszego stosunku umownego, chyba że użytkownik zrezygnuje z tego wcześniej.
• Jeśli przetwarzamy dane osobowe użytkownika, ponieważ wymagają tego od nas przepisy prawa, będziemy je przetwarzać przez okres określony w takich przepisach prawa. Na przykład, przechowujemy dane osobowe dotyczące spraw podatkowych przez 5  lat od początku roku podatkowego następującego po roku, którego dotyczy zdarzenie
• Możemy jednak przetwarzać dane osobowe, których możemy potrzebować do ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń prawnych, aż do końca  okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych wynikającego z Kodeksu cywilnego
• Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody użytkownika będą przetwarzane przez okres obowiązywania zgody, a w przypadku plików cookies przez okres wskazany dla każdego pliku, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy.

Co z  newsletterami?
Jeśli zawarłeś z nami umowę, możemy wysyłać Ci nasze biuletyny przez 3 lata, chyba że zrezygnujesz z subskrypcji. Można to zrobić w dowolnym momencie, wysyłając wiadomość e-mail na adres marketing@icsystems.ai lub klikając bezpośrednio w każdym biuletynie. Użytkownik może również udzielić nam wyraźnej zgody na wysyłanie newslettera, którą może wycofać w dowolnym momencie w ten sam sposób.

Kto oprócz nas ma dostęp do danych osobowych?
Możemy przekazywać dane użytkownika innym stronom, głównie w celu zapewnienia skutecznego działania. Nasi usługodawcy stają się podmiotami przetwarzającymi dane osobowe użytkownika. Są oni jednak uprawnieni do przetwarzania danych osobowych użytkownika wyłącznie w zakresie, w jakim wyrazimy na to zgodę. W szczególności przekazujemy dane osobowe użytkownika następującym podmiotom:

• Nie przekazujemy danych osobowych osobom trzecim ani innym odbiorcom, z wyjątkiem naszych zewnętrznych podmiotów przetwarzających, z których korzystamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu, administracji technicznej i obsługi naszej witryny internetowej oraz reklam online. Zobowiązujemy również te podmioty przetwarzające do przestrzegania wszystkich zasad przetwarzania danych i zachowania poufności.
• Posiadamy profile na różnych platformach mediów społecznościowych, na których reklamujemy nasze usługi i utrzymujemy kontakt z naszymi klientami. Ponieważ obsługujemy te profile na platformach podmiotów trzecich, operatorzy gromadzą różne dane osobowe użytkownika za każdym razem, gdy odwiedza on te kanały mediów społecznościowych. Korzystamy z  platform Facebook i Instagram obsługiwanych przez Meta Platforms Inc., które mogą udostępniać nam niektóre dane osobowe użytkownika, w tym między innymi informacje o liczbie osób lub kont, które przeglądały, komentowały lub odpowiadały na nasze posty, a także zbiorcze dane demograficzne i inne dane, które pomagają nam lepiej zrozumieć interakcje użytkowników z  naszymi profilami. My i poszczególni operatorzy platform mediów społecznościowych działamy jako współadministratorzy.

Meta Platforms Inc. może połączyć lub powiązać te dane z kontem użytkownika w tych sieciach społecznościowych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych można znaleźć na stronach https://www.facebook.com/privacy/policy i https://privacycenter.instagram.com.

Jakie prawa przysługują użytkownikowi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

• Prawo dostępu. Użytkownik ma prawo do uzyskania informacji o tym, jakie dane na jego temat przechowujemy i w jaki sposób je przetwarzamy.
• Prawo do sprostowania i uzupełnienia danych. Jeśli stwierdzisz, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, zawsze możesz poprosić nas o ich poprawienie lub uzupełnienie.
• Prawo do usunięcia danych. Pod pewnymi warunkami jesteśmy również zobowiązani do usunięcia przechowywanych przez nas danych osobowych użytkownika. Aby skorzystać z tego prawa, można wysłać do nas wiadomość e-mail na adres sales@icsystems.ai.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania. Jeśli użytkownik nie chce usunąć swoich danych osobowych, ale nie chce również, abyśmy je dalej przetwarzali, może poprosić nas o ograniczenie przetwarzania jego danych osobowych.
• Prawo do przenoszenia danych osobowych. Użytkownik może zwrócić się do nas z prośbą o przekazanie przechowywanych przez nas jego danych użytkownikowi lub innej odpowiedzialnej osobie.
• Prawo do wniesienia skargi. Jeśli podejrzewasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, masz możliwość wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Prawo do sprzeciwu. Oprócz powyższego użytkownik ma również prawo do wniesienia sprzeciwu (w przypadku, gdy przetwarzamy jego dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu). Sprzeciw można zgłosić, wysyłając wiadomość e-mail na nasz adres kontaktowy lub wysyłając wiadomość e-mail na adres marketing@icsystems.ai. Następnie rozstrzygniemy sprzeciw najpóźniej w ciągu miesiąca od jego otrzymania i albo zaprzestaniemy przetwarzania danych osobowych użytkownika w tym celu, albo wyjaśnimy powody, dla których zasługują one na ochronę i dlaczego będziemy kontynuować ich przetwarzanie.

Co z  profilowaniem i zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji?
Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które miałyby skutki prawne lub inny istotny wpływ na użytkownika.

Czy Twoje dane są bezpieczne?
Przetwarzając którekolwiek z powyższych danych osobowych, zawsze zapewniamy zgodność z  podstawowymi zasadami art. 6 RODO. Bezpieczeństwo danych osobowych zapewniają środki organizacyjne i techniczne podjęte zgodnie z prawem w celu zapewnienia, że nie dojdzie do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmiany, nieuprawnionego ujawnienia lub dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub przetwarzanych w inny sposób. Wszyscy nasi pracownicy są zobowiązani do zachowania poufności w odniesieniu do faktów, o których dowiedzieli się w trakcie swojej pracy. Witryna korzysta z bezpiecznej komunikacji (protokół HTTPS).

Co z  plikami cookie?
Aby uczynić wizytę w naszej Witrynie jak najwygodniejszą i umożliwić korzystanie z  niektórych funkcji, używamy również plików cookie do prawidłowego funkcjonowania Witryny. Są to małe pliki tekstowe przechowywane na urządzeniu użytkownika. Niektóre z używanych przez nas plików są usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki, tj. po jej zamknięciu (tzw. sesyjne pliki cookie). Inne pliki cookie pozostają na urządzeniu użytkownika i umożliwiają nam lub naszym podmiotom powiązanym rozpoznanie przeglądarki użytkownika przy następnej wizycie (trwałe pliki cookie). Aby korzystać z opcjonalnych plików cookie, nawet jeśli nie zawierają one danych osobowych, potrzebujemy zgody użytkownika udzielonej za pośrednictwem ustawień paska plików cookie tutaj. Użytkownik może skonfigurować swoją przeglądarkę w taki sposób, aby był informowany o  przechowywaniu plików cookie i mógł decydować w poszczególnych przypadkach lub ogólnie o akceptacji lub odrzuceniu ich przechowywania. Odrzucenie niektórych plików cookie może prowadzić do ograniczenia funkcjonalności naszej Witryny. Pliki cookie dzielimy na niezbędne, analityczne i marketingowe.

Niezbędne pliki cookie są konieczne do prawidłowego funkcjonowania Witryny, więc użytkownik nie musi ich akceptować ani odrzucać, ponieważ bez nich wizyta w Witrynie nie byłaby możliwa.

Analityczne pliki cookie służą nam do tworzenia statystyk i raportów. Używamy ich do śledzenia ruchu w Witrynie oraz tego, skąd użytkownik odwiedził Witrynę. Aby z nich korzystać, potrzebujemy zgody użytkownika. Użytkownik może odmówić ich użycia w dowolnym momencie tutaj.

Na przykład marketingowe pliki cookie pozwalają nam oferować nasze produkty za pośrednictwem ukierunkowanych reklam. W tym celu potrzebujemy jednak zgody użytkownika. Użytkownik może odrzucić te pliki cookie tutaj.

Niniejsza Polityka obowiązuje od 1.7.2023 r.